Vacature: Creative Office Manager (Arnhem)

Over Kuuma

Bij Kuuma brengen we de Nordic saunacultuur op innovatieve wijze naar Nederland. Wat begon als een idee tijdens een saunasessie in het hoge Noorden, is uitgegroeid tot een unieke onderneming die ontspanning, verbinding en avontuur centraal stelt. Ons kleine, hechte team ontwerpt en bouwt met veel passie zelf de mobiele self-service sauna’s in onze werkplaatsen in Arnhem en Oslo.

Onze sauna’s zijn een sociaal en duurzaam alternatief voor de grote wellnesscentra. Ze staan, in samenwerking met de tofste partners, op verrassende locaties door heel Nederland—van drukke stadscentra tot aan wilde stranden. Voor onze community draait het niet om luxe, maar om een pure ervaring van hitte, kou en het buitenleven. Het gaat om samen zijn, tot rust komen en genieten van het moment met een glimlach op je bezwete gezicht.

Over de rol

Als Creative Office Manager bij Kuuma ben jij de spil van ons team. Jij zorgt ervoor dat ons kantoor en de werkplaats bruisen van energie en dat alles op rolletjes loopt. Je krijgt de vrijheid om jouw creativiteit en organisatorische talenten in te zetten om een inspirerende en prettige werkomgeving te creëren. Je bent betrokken bij een breed scala aan taken, van het organiseren van events en het ondersteunen van marketingactiviteiten tot het optimaliseren van administratieve processen en operationele ondersteuning. Ook ondersteun je het Management Team met diverse taken en projecten. Geen dag is hetzelfde, dat maakt deze functie zo dynamisch en uitdagend.

Jouw verantwoordelijkheden:
Operationele ondersteuning

• Mede beheren van inkomende klantcontacten via e-mail en telefoon, en zorgen dat elke klantvraag goed wordt afgehandeld.
• Aansturen van schoonmaakpartners en ondersteunend locatie personeel.
• Onderhouden van contact met de Kuuma Community en locatie partners.
• Regelmatige locatiebezoeken om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.

Administratieve en HR ondersteuning

• Opstellen van (sales)rapportages en het verwerken van verrekeningen.
• Beheren van declaraties en het optimaliseren van administratieve workflows.
• Assisteren bij HR-taken en het ondersteunen van een positieve bedrijfscultuur.

Creëren van een inspirerende werkomgeving

• Het verder inrichten van het kantoor en de werkplaats, om een inspirerende en gezellige werkomgeving te creëren.
• Organiseren van lunches, borrels, en teamuitjes.
• Realiseren van een sauna voor de werkplaats—je leest het goed, ontspanning is essentieel!
• Ondersteunen van de werkplaats met bestellingen, procesverbeteringen en waar nodig zelf de handen uit de mouwen steken.

Project management en marketing ondersteuning

• Beheren van onze social media kanalen en het opstellen van pakkende nieuwsbrieven. 
• Organiseren van fotoshoots en offline marketingactiviteiten, en het onderhouden van contact met marketingpartners. 
• Coördineren van events, zoals de opening van nieuwe sauna locaties en andere speciale gelegenheden. 
• Ondersteunen van het management team bij diverse taken en projecten met jouw creatieve input. 

Wat heb je nodig om succesvol te zijn?

• Het liefst heb je ervaring als Office Manager of in een functie bij een jong snelgroeiend bedrijf of in de creatieve sector.
• HBO denk- en werkniveau.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Proactief, probleemoplossend, stressbestendig en gestructureerd.
• Sociaal, open en klantgericht
• Vloeiend in Nederlands en Engels, zowel schriftelijk als mondeling.
• Het liefst ben je in het bezit van een rijbewijs (of zorgen we daar samen op korte termijn voor)

Wat bieden we jou?

• Flexibiliteit om de functie te combineren met andere werkzaamheden (24 of 32 uur per week).
• Een brutosalaris van €2750,- tot €3000,- per maand (op basis van 40 uur per week), afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
• 8% vakantiegeld.
• 30 vakantiedagen (op basis van 40 uur per week). 
• Een toffe werkplaats in Arnhem, met een warme en gezellige sfeer.
• Een laptop en indien gewenst, een zakelijke telefoon of vergoeding van je telefoonabonnement.
• Samenwerken met toffe partners en een gezellig en hecht team. Regelmatig leuke borrels en teamuitjes.
• Kosteloos gebruik van onze sauna’s en de kans om mee te bouwen aan een populair innovatief concept.

Ben jij de creatieve, georganiseerde en enthousiaste persoon die wij zoeken? Stuur voor 13 oktober je CV en motivatiebrief naar info@kuuma.nl en laat ons weten waarom jij de perfecte aanvulling bent op ons team!